Preparación de viajes de negocios.

”Actualmente es fundamental e imperioso el eficientar los viajes que se programan para desarrollar a nuestras empresas en el extranjero esta guía te ayudará a determinar si se tienen considerados todos los elementos para tener campañas
comerciales exitosas”.

ESTIMANDO EL POTENCIAL DE EXPORTACIÓN DE UN PRODUCTO

Existen varias formas de medir el potencial de mercado internacional de productos y servicios. Una de las más importantes es estimar la aceptación del producto en los mercados domésticos comparando si las necesidades y condiciones son similares.

Algunos productos pueden tener, en diferentes mercados, un potencial distinto.
Esas diferencias pueden deberse a: el clima y factores ambientales, factores sociales y culturales, disponibilidad local de materia prima o alternativas del producto, menores costos salariales, diferente capacidad de consumo,  disponibilidad de divisas, controles gubernamentales de importación, y muchos otros factores.

Si un producto no es ni nuevo ni único, se podrá disponer de una investigación de mercado de bajo costo para ayudar a estimar su potencial de mercado en el extranjero (ver el punto 3 para más información sobre técnicas y recursos para la investigación de mercado). Además, las estadísticas de comercio internacional   pueden dar una indicación preliminar de los mercados extranjeros para un producto en particular, mostrando donde han sido vendidos, hasta el momento productos similares o relacionados en cantidades significativa.
Si un producto es único o tiene características importantes difíciles de reproducir en el extranjero, las oportunidades para encontrar un mercado de exportación son buenas. Para un producto único quizás no exista o sea muy leve la competencia, mientras que la demanda puede ser bastante alta.
Finalmente incluso si las ventas locales con relación a un producto están bajando en un momento determinado, pueden existir otros  mercados a considerar, especialmente si el producto alguna vez tuvo aceptación, pero ahora está perdiendo mercado debido a productos tecnológicamente más avanzados.

TOMANDO LA DECISIÓN DE EXPORTAR
Una vez que una compañía determina que posee productos exportables, aún debe considerar otros factores como los siguientes:
- ¿Qué es lo que la compañía quiere obtener de la exportación?
- ¿La exportación es compatible con otras metas de la compañía?
- ¿Qué nuevas necesidades producirá la exportación en los recursos claves de la compañía - dirección y personal, capacidad productiva, y finanzas- y como se cubrirán estas demandas? 
Los beneficios esperados compensan los costos, o los recursos de la compañía estarían mejor empleados desarrollando nuevos mercados domésticos?.

ELVALOR DE LA PLANIFICACIÓN
Muchas compañías comienzan las actividades de exportación al azar, sin examinar cuidadosamente los mercados o las opciones para entrar al mismo. Mientras que estas compañías pueden tener o no una medida del éxito, pueden desconocer mejores oportunidades de exportación.
En el caso de que los primeros esfuerzos de exportación no sean exitosos, debido a la pobre planificación, la compañía puede incluso abandonar por completo la exportación.
El formular una estrategia de exportación basada en la buena información y en un análisis apropiado, aumenta las posibilidades de que se elijan las mejores opciones, de que los recursos sean utilizados efectivamente y de que consecuentemente, los esfuerzos sean mantenidos hasta completar el proyecto.
Los objetivos del plan de exportación son: 1º. Reunir hechos, restricciones, y metas. 2º. Crear una declaración de acción que considere todo esto, incluyendo objetivos específicos; estableciendo términos para la implementación; y marcando hitos para que el grado de éxito pueda ser medido y ayude a motivar al personal.
El primer bosquejo del plan de debe ser bastante corto y simple, pero debe detallarse y completarse más, cuando los diseñadores del plan aprendan más sobre exportación y la posición competitiva de su compañía. Por lo menos se deben contestar las siguientes preguntas:
1. ¿Qué productos se seleccionan para el desarrollo de la exportación?, ¿qué modificaciones, si las hubiera, deberían ser hechas para adaptarlos a los mercados extranjeros?
2. ¿Qué países están considerados para el desarrollo de las ventas?
3. ¿Cuál es el perfil básico del cliente en cada país?, qué canales de marketing y distribución deben ser usados para llegar a los clientes?
4. ¿Qué desafíos especiales pertenecen a cada mercado? (competencia, diferencias culturales, controles de importación, etc.), y ¿qué estrategia se utilizará para conseguirlos?
5. ¿Como se determinará el precio de venta de un producto para la exportación?
6. ¿Qué pasos específicos de operación deben ser dados y en qué momento?
7. ¿Cuáles serán los tiempos para implementar cada elemento del plan?
8. ¿Qué personal y recursos de la compañía se dedicarán a la exportación?
9. ¿Cuál será el costo en tiempo y dinero para cada elemento?
10. ¿Cómo se evaluarán los resultados y qué se hará  para modificar el plan?.
Una clave para desarrollar un buen plan es la participación de todo el personal que estará involucrado en el proceso de exportación. Todos los aspectos del plan de exportación deben ser convenidos por aquellos quienes finalmente lo llevarán a cabo.

Una estrategia de marketing clara ofrece seis beneficios inmediatos:
1. Como los planes escritos muestran sus fuerzas y debilidades más fácilmente, son de gran ayuda para formular y pulir una estrategia de exportación.
2.  Los planes escritos no son olvidados fácilmente, ni descuidados ni ignorados por aquellos encargados de llevarlos a cabo. Si ocurre alguna desviación del plan original, es más probable que se deba a una decisión consciente de hacerlo.
3.  Los planes escritos son más fáciles de comunicar a los otros, y es menos probable que se entiendan erróneamente.
4.  Los planes escritos asignan responsabilidades y proveen una evaluación de resultados.
5.  Los planes escritos pueden ser de ayuda al buscar financiación. Indican una seria planificación para los negocios de exportación.
6.  Los planes escritos le dan a la gerencia un entendimiento claro de lo que se requerirá y por lo tanto será de ayuda para asegurar su adhesión a la exportación. De hecho, un plan escrito remarca que la decisión de exportar ya ha sido tomada.
Esta última ventaja es digna de mención. El crear un negocio internacional lleva tiempo; usualmente pasan meses, a veces incluso años, antes de que una compañía exportadora empiece a ver un retorno a su inversión de tiempo y dinero. Remitiéndose a las especificaciones de un plan escrito, la dirección puede asegurar que la firma terminará lo que empezó y que las esperanzas que promovieron sus esfuerzos de exportación serán satisfechas.

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y EL RESULTADO
Un primer paso crucial del planeamiento es desarrollar un amplio consenso acerca de las metas, objetivos, capacidades y restricciones de la compañía. Una manera de empezar es contestando las preguntas detalladas anteriormente.

El plan de exportación debe ser simple la primera vez que se desarrolla, ya que los datos importantes de mercado y los elementos del planteamiento, no estarán aún disponibles. El esfuerzo de planteamiento inicial, genera por si mismo, en forma gradual, más información que puede ser incorporada más tarde en documentos más sofisticados.

Desde un comienzo el plan debe ser considerado y escrito como una herramienta adaptable, no como un documento estático. Por ejemplo, los objetivos del plan deben ser comparados con resultados reales, como una medida del éxito de diferentes estrategias. Más aún, la compañía no debe dudar en modificar el plan y hacerlo más específico a medida que se vaya obteniendo más información y experiencia.

Se recomienda un plan detallado para las compañías que intenten exportar directamente. Las compañías que eligen métodos de exportación indirectos, requerirán planes mucho más simples.
2.- CONSEJOS PARA EXPORTAR

RECOMENDACIONES PARA LA EXPORTACIÓN
Se pueden conseguir asistencia y recomendaciones considerables a muy bajo costo, o incluso gratuitamente, para las compañías que están haciendo planes iniciales tanto para exportar como para exportar en nuevas áreas. Cuando no se cuenta con experiencia, es fácil sobrestimar los problemas relacionados con la exportación, o verse involucrado en dificultades que pueden ser evitadas. Por éstas y otras buenas razones, es importante recibir asesoramiento y asistencia de expertos desde un principio.
Este capítulo ofrece un breve panorama de las fuentes de asistencia disponibles a través del gobierno local, agencias gubernamentales  y del sector privado. Algunos lectores pueden sentirse abrumados en un principio, debido al número de fuentes de recomendaciones disponible. Aunque no es necesario recurrir a todos estos recursos, es valioso conocer al menos un poco de cada uno, y llegar a conocer varios de estos personalmente. Cada individuo u organización contactada puede contribuir con diferentes perspectivas basadas en distintas experiencias y habilidades.

CÁMARAS DE COMERCIO Y ASOCIACIONES DE INTERCAMBIO
Muchas cámaras de comercio locales y organismos especializados en España proveen de amplios y sofisticados servicios a los miembros interesados en exportar. Cuando se va a seleccionar una firma consultora, el exportador debe prestar particular atención a la experiencia y conocimientos del consultor que está a cargo de este proyecto. Para encontrar una firma apropiada se deben buscar recomendaciones de otros exportadores y de algunos de los otros recursos nombrados en este capítulo, como  la cámara de comercio local.

3.-ESTUDIO DE MERCADO

INVESTIGACIÓN DE MERCADO
Para tener éxito, los exportadores deben estimar sus mercados a través de la investigación de mercado. Los exportadores realizan esta investigación, principalmente para identificar sus oportunidades y restricciones dentro de los mercados extranjeros individuales y también para identificar y encontrar presuntos compradores y clientes .

La investigación de mercado incluye todos los métodos que una compañía usa para determinar qué mercados extranjeros tienen el mejor potencial para sus productos. Los resultados de esta investigación informan a la empresa acerca de:
- los mercados más grandes para sus productos,
- los mercados que crecen más rápidamente,
- tendencias y perspectiva de mercado,
- condiciones y prácticas de mercado,               
- empresas y productos competitivos.
Una empresa puede empezar a exportar sin hacer ninguna investigación de mercado si recibe pedidos no solicitados del extranjero. A pesar de que este tipo de venta es valiosa, la empresa puede descubrir mercados aún más prometedores efectuando una búsqueda sistemática.

Una empresa puede investigar un mercado usando tanto fuentes de recursos primarios como secundarios. Al hacer una investigación de mercado primaria, una empresa recoge datos directamente del mercado extranjero, a través de entrevistas, investigaciones y otros contactos directos con representantes y vendedores potenciales.
La investigación de mercado primaria tiene la ventaja de ajustarse a las necesidades de la compañía y además provee respuestas a preguntas específicas. No obstante, la recolección de tales datos consume tiempo y es cara.

Cuando se realiza una investigación de mercado secundaria, una empresa recoge datos de fuentes compiladas, tales como estadísticas de mercado para un país o un producto. El trabajar con fuentes secundarias es menos caro y ayuda a la empresa a centralizar sus esfuerzos de marketing. A pesar de que las fuentes de datos secundarias son críticas para la investigación de mercado, tienen limitaciones:
1. Las estadísticas más recientes para algunos países pueden tener más de dos años. 
2. Las aperturas del producto pueden ser demasiado extensas para ser de gran valor para una empresa. 
3. Generalmente no hay disponibilidad de estadísticas de servicios. 
4. Finalmente las estadísticas pueden estar distorsionadas por técnicas incompletas de recolección de datos. Incluso con estas limitaciones, la investigación secundaria es un primer paso valioso y relativamente fácil para ser llevado a cabo por una compañía. Puede ser el único paso necesario si la compañía decide exportar indirectamente a través de un intermediario, ya que la otra compañía puede tener capacidades de investigación avanzadas.
MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Debido a los costos de la investigación de mercado primaria, la mayoría de las compañías se respaldan en fuentes de datos secundarias. La investigación de mercado secundaria está conducida de tres maneras diferentes:

1. Manteniéndose al tanto de los eventos mundiales que influencian el mercado internacional, buscando anuncios de proyectos específicos, o simplemente visitando probables mercados. Por ejemplo, una distensión de hostilidades políticas generalmente lleva a la apertura de canales económicos entre los países.

2. Analizando las estadísticas de comercio y económicas. Las estadísticas de comercio generalmente están compiladas por categoría de producto y por país. Estas estadísticas proveen a la compañía de información en relación con el embarque de productos en períodos de tiempo específicos. Las estadísticas demográficas y de economía general tales como; tamaño de la población y composición, ingreso por cápita, y niveles de producción por industria, pueden ser indicadores importantes del mercado potencial para los productos de la compañía. Solicitar un Informe aduanero

3. Obteniendo recomendaciones de expertos. Existen varias maneras de obtener recomendaciones de expertos:* Participando en seminarios, talleres y ferias de mercado internacional.
* Contratando un consultor de mercado y marketing internacional.
* Hablando con exportadores de productos similares exitosos.
* Contactando con el staff de la asociación de comercio e industria.
La realización y evaluación de la investigación de mercado secundaria puede ser compleja y tediosa. Sin embargo, están disponibles varias publicaciones que pueden ayudar a simplificar el proceso. La siguiente propuesta para la investigación de mercado se refiere a estas publicaciones y recursos descritos más adelante en este capítulo.

FUENTES DE INVESTIGACIÓN DE MERCADO
Existen muchas fuentes de información nacionales e internacionales en relación a los mercados extranjeros. La información disponible abarca desde simples estadísticas de comercio hasta investigaciones profundas de mercado.Informes.

Las estadísticas de mercado indican las exportaciones o importaciones por país y por producto, y permiten al exportador comparar el tamaño del mercado para un producto entre varios países. Mirando las estadísticas de varios años, un exportador puede determinar cuales mercados están creciendo y cuales están disminuyendo.

Las investigaciones de mercado proveen una descripción narrativa de mercados particulares junto a estadísticas relevantes. Los informes generalmente están basados en una investigación original llevada a cabo en los países estudiados y pueden incluir información específica tanto de los compradores como de los competidores.

Una de las mejores fuentes de información es la entrevista personal con expertos particulares y gubernamentales y exportadores. Un sorprendente gran número de personas tanto en el sector público como en el privado están disponibles para asistir a los exportadores interesados en cualquier aspecto de la investigación de mercado internacional. Tanto en entrevistas cara a cara, por teléfono o mediante informes, estos individuos pueden proveer una riqueza de información sobre el mercado internacional.
4.- CANALES DE DISTRIBUCION

MÉTODOS DE EXPORTACIÓN Y CANALES DE DISTRIBUCIÓN
Los métodos más comunes de exportación son la venta indirecta y la directa.
En la venta indirecta, normalmente un intermediario asume la responsabilidad de encontrar compradores extranjeros, embarcar los productos y conseguir el pago.
En la venta directa, el productor trata directamente con un comprador extranjero. La consideración de determinar si se comercia directa o indirectamente, se basa en el nivel de recursos que la compañía piensa utilizar en su esfuerzo de comercio internacional. Estos son algunos otros factores a tener en cuenta cuando se va a decidir si se hará comercio indirecto o directo
- El tamaño de la empresa.
- La naturaleza de sus productos.
- Experiencia previa de exportador y conocimientos.
- Condiciones comerciales en los mercados extranjeros seleccionados.
CONSIDERACIONES PARA LA DISTRIBUCIÓN
- ¿Qué canales de distribución debería usar la empresa para comerciar con sus productos en el exterior? ¿Dónde debería la empresa producir sus productos y cómo debería distribuirlos en el mercado extranjero?
- ¿Qué tipo de representantes, agentes comerciales, mayoristas, intermediarios, distribuidores, revendedores, y demás debería usar la empresa?
- ¿Cuáles son las características y capacidades de los intermediarios disponibles?
- ¿Se debería obtener la asistencia de un intermediario ?

EXPORTACION INDIRECTA
La ventaja principal del comercio indirecto para una empresa pequeña es que posibilita una manera de penetrar en los mercados extranjeros sin las complejidades y riesgos de la exportación directa. Varios tipos de empresas intermediarias proveen una variedad de servicios de exportación.

Comisionistas
Los comisionistas son buscadores de empresas extranjeras que desean comerciar productos extranjeros. Éstos buscan obtener los artículos deseados al menor precio posible y se les paga una comisión por sus clientes extranjeros. En algunos casos, pueden ser agencias de gobierno extranjeras o empresas casi gubernamentales con capacidad de localizar y comerciar la mercancía deseada. Un ejemplo de estos son las misiones comerciales de gobiernos extranjeros.

Agentes exportadores, comerciantes y revendedores.
Los agentes, comerciantes y revendedores compran productos directamente de los fabricantes, embalando y marcando sus productos de acuerdo con sus propias especificaciones. Después, los venden al exterior a través de sus contactos con sus propios nombres y asumen todos los riesgos con relación a esto que la operación contrae.

EXPORTACION DIRECTA
Las ventajas de exportar directamente para una empresa incluyen más control sobre el proceso de exportación, mayores beneficios potenciales, y una relación más cercana entre el comprador y el mercado extranjero. Estas ventajas no vienen fácilmente, ya que la empresa exportadora necesita depositar más tiempo, personal, y recursos que los que se necesitan con la exportación indirecta. Cuando una empresa elige exportar directamente a mercados extranjeros, usualmente hace cambios organizativos internos para apoyar funciones más complejas. Normalmente, un exportador directo selecciona el mercado que desea penetrar, elige los mejores canales de distribución para cada mercado, y luego realiza conexiones comerciales específicas para vender sus productos. Los canales incluyen:
Representante de ventas 
Un representante de ventas en el extranjero es el equivalente a un representante del fabricante en nuestro país. Esta figura usa la imagen del producto de la empresa y las muestras para presentar el producto a compradores potenciales. Y con frecuencia maneja muchas líneas complementarias que no compiten. El representante de ventas, generalmente, trabaja en base a una comisión, no asume riesgos o responsabilidades, y está bajo contrato por un determinado periodo de tiempo.(renovable por acuerdo mutuo). El contrato define territorio, términos de la venta, métodos de compensación, razones y procedimientos para terminar el contrato, y otros detalles. Por último, también puede operar en bases exclusivas o no exclusivas.

Agentes
El término "agente", que suele ser tan malentendido, se refiere a un representante que normalmente tiene autoridad, quizás también poder notarial, para realizar compromisos en representación de la empresa que él o ella representa. Las empresas en los países desarrollados han dejado de usar este término y en su lugar utilizan el de "representante", ya que el de agente puede implicar más de lo que se pretende. Cualquier contrato debe especificar si el representante o agente tiene o no autoridad legal para "obligar" a la empresa.

Distribuidores
El distribuidor extranjero es un comerciante que compra mercancía de un exportador (generalmente con un descuento sustancial) y la revende con un beneficio. Con frecuencia, el distribuidor extranjero brinda apoyo y servicio al producto, liberando a la compañía exportadora de estas responsabilidades. Éste, normalmente, lleva un inventario de los productos y una provisión suficiente de repuestos y tiene instalaciones y personal adecuado para operaciones de servicio normales. Además, el distribuidor lleva una variedad de productos no competitivos pero complementarios. Los consumidores finales, generalmente, no compran de un distribuidor; compran de revendedores o intermediarios.
Los términos de pago y la duración de la asociación entre la empresa exportadora y el distribuidor extranjero son establecidos por contrato. Algunas compañías prefieren comenzar con un período relativamente corto y luego extender el contrato si la relación es satisfactoria para ambas partes.

Revendedores extranjeros.
Una compañía también puede vender directamente a un revendedor extranjero, a pesar de que en tales casos los productos generalmente están limitados a líneas de consumidores. El crecimiento de cada vez más revendedores mayores en mercados como el de Canadá y Japón ha creado nuevas oportunidades para este tipo de venta directa. El método se apoya, principalmente, en representantes de venta que viajan y contactan directamente con los revendedores extranjeros, pueden ir acompañados de catálogos, folletos, etc.. El acercamiento directo tiene los beneficios de eliminar comisiones reduciendo los gastos de viajes y alcanzando una audiencia mayor. Para obtener mejores resultados, una empresa que usa correo directo para llegar a los revendedores extranjeros, igualmente debería apoyar esto con otras actividades de mercado.
Los fabricantes con ataduras a revendedores nacionales de importancia también deben ser capaces de usarlos para vender en el exterior. Muchos grandes revendedores tienen oficinas de compras en el extranjero y usan estas oficinas para vender en el exterior cuando es posible.

Ventas directas a consumidores finales.
Una empresa puede vender sus productos o servicios directamente a consumidores finales    en países extranjeros. Estos compradores pueden ser gobiernos extranjeros; instituciones   como hospitales, bancos y colegios; o empresas. Los compradores pueden ser identificados en ferias, a través de publicaciones internacionales, o a través de programas de contacto gubernamentales, o incluso hoy en día a través de Internet.
La empresa exportadora debería ser consciente de que si un producto es vendido de una manera tan directa, el exportador es responsable del embarque, del cobro, y de los servicios del producto salvo que se hagan otros arreglos. Salvo que el costo de brindar estos servicios esté incluido en el precio de la exportación, una empresa podría terminar haciendo mucho menos de lo que originalmente pensó realizar.
5.- EXPORTANDO SERVICIOS
 
Hay muchas diferencias obvias entre servicios y productos. De ese modo, existen características importantes que diferencian a los servicios de exportación de los productos de exportación.

Los servicios son menos tangibles que los productos, proveen muy poco en términos de muestras que puedan ser vistas por el potencial comprador extranjero.
Consecuentemente, comunicar una oferta de un servicio es mucho más difícil que comunicar una oferta de un producto. Por ejemplo, los folletos o catálogos explicando servicios generalmente deben mostrar una aproximación al servicio. Una empresa constructora. por ejemplo, puede mostrar una foto del lugar de construcción, pero una foto del edificio terminado, comunica la producción real del servicio más efectivamente. Se debe prestar mucha más atención al traducir la intangibilidad de un servicio en una oferta tangible y vendible. La intangibilidad de los servicios también hace más difícil las financiaciones. Frecuentemente, incluso las instituciones financieras con experiencia internacional están menos dispuestas a dar apoyo financiero a exportaciones de servicios que a exportaciones de productos porque es más difícil controlar el valor de los servicios. Las quejas y dificultades de los clientes para recibir los pagos también aparece como algo más problemático para asesorar.
Vender servicios también es más personal que vender productos, porque muy frecuentemente requieren un contacto directo con el cliente. Este contacto demanda una mayor sensibilidad cultural cuando se están prestando los servicios.
Los servicios son mucho más difíciles de estandarizar que los productos. En general, las actividades de servicios deben estar acotadas a las necesidades específicas de los clientes. Esta necesidad de adaptación necesita, con frecuencia, la participación directa y cooperación del cliente en la entrega del servicio.

Las demandas para ciertos servicios pueden derivar de exportaciones de productos. Muchos de nuestras exportaciones de mercancía no tendrían lugar si no estuvieran apoyadas por actividades de servicio como banca, seguro, transporte, etc. Los servicios pueden ser cruciales para estimular la exportación de un producto y son un factor crítico en la manutención de dichas exportaciones. Sin embargo, más que tomar el liderazgo sobre los productos, los servicios siguen a éstos.

SERVICIOS DE MARKETING EN EL EXTRANJERO
Como los servicios de exportación son generalmente entregados con el apoyo de dichas exportaciones de productos, un acercamiento sensato para algunos exportadores principiantes es seguir el camino de exportaciones relevantes de productos. Tradicionalmente, muchas firmas contables, de transporte, bancarias, etc. han exportado siguiendo en el exterior a sus principales clientes, y continúan asistiéndolos en sus actividades internacionales. Los exportadores de servicios más pequeños que cooperan cercanamente con firmas productoras pueden también determinar si estas empresas productoras están operando internacionalmente y si apuntan a proveer apoyo de servicio para estos productores en el exterior.

Para los proveedores de servicios cuyas actividades son independientes de los productos, se necesita una estrategia diferente. Estas personas y empresas deberían buscar situaciones de mercado en el extranjero que sean similares al mercado nacional

 6.- REALIZANDO CONTACTOS

Una vez la compañía ha identificado sus mercados más prometedores y ha planeado estrategias para entrar en los mismos, el próximo paso es localizar un comprador. Si ese comprador es el usuario final del producto o servicio de la compañía, puede dar lugar a una operación relativamente simple. Sin embargo en muchos casos, los exportadores necesitan una presencia interna a través de un representante o distribuidor para llegar al eventual comprador. Alternativamente, la compañía podrá identificar clientes a través de la asistencia a exposiciones comerciales, misiones comerciales, campañas de correo directo, publicidad, etc.

Independientemente de la manera en que el exportador establece los contactos y desarrolla otras líneas de ventas, el exportador se enfrenta a muchas preguntas:
* ¿Quiénes son, de manera especial, compradores potenciales?
* ¿Qué exposiciones comerciales son las más efectivas?
* ¿Qué técnicas de marketing tienen más éxito?
En este capítulo, los exportadores encontrarán algunos medios para contestar estas preguntas. Las técnicas de mercado descritas no son de ningún modo exhaustivas. Para más información sobre técnicas de comercio exterior contacte con nosotros y le ayudaremos.
7.-VIAJE DE NEGOCIOS 

VIAJE DE NEGOCIOS AL EXTERIOR Un viaje de negocios al exterior puede localizar y crear nuevos clientes, y mejorar las relaciones y la comunicación con los representantes y asociaciones extranjeras actuales. Como en los negocios internos, no hay nada mejor que un encuentro cara a cara con un cliente. Las siguientes sugerencias pueden ayudar a las compañías  a prepararse para un viaje. Una compañía puede sacar el mayor provecho del tiempo que esté en el extranjero, teniendo en cuenta que incluso pequeñas cosas (tales como olvidarse de comprobar días festivos  extranjeros o descuidar el convenio con servicios de traductores) pueden costar tiempo, oportunidades, y dinero.

PLANEANDO EL ITINERARIO
Un itinerario bien planeado hace posible que el viajero haga el mejor uso posible del tiempo que esté en el extranjero. A pesar de que se invierte bastante dinero en un viaje, se debe tener cuidado de no sobrecargar el programa. Son más productivas y amenas dos o tres citas definidas, confirmadas con anticipación y espaciadas cómodamente a lo largo del día, que una agenda llena que fuerza a que el negociante esté corriendo de una reunión a la próxima, sin que el negocio se haya concluido realmente. Si es posible, se debería planificar un día de descanso para acostumbrarse a los cambios de horario antes de comenzar con las citas de negocios programadas. Se deberían tener en cuenta las siguientes pautas de viaje:
- Los planes de viaje deberían reflejar lo que la compañía desea lograr. El viajero deberá revisar las metas del viaje y las prioridades pertinentes.
- El viajero debería realizar lo máximo posible antes de que comience el viaje, obteniendo nombres de posibles contactos, arreglando citas, chequeando horarios de transporte, y demás. Las reuniones más importantes deben ser confirmadas antes de que el viajero deje su país.
- Como regla general, la persona de negocios debe mantener el programa lo suficientemente flexible como para tener en cuenta tanto los problemas imprevistos (tales como demoras en el transporte), como oportunidades inesperadas. Por ejemplo, el hecho de aceptar una invitación de un presunto cliente a un almuerzo que no estaba programado, no implica que necesariamente se tenga que perder la siguiente reunión ya fijada.
- El viajero debe averiguar los días de trabajo y horas de negocio normales de los países que va a visitar. En las regiones del Medio Oriente, por ejemplo, la semana de trabajo generalmente se extiende de sábado a jueves. En muchos países, es habitual que las horas de almuerzo sean de dos a cuatro horas.
- En el mismo sentido, se deben tener en cuenta los días festivos de los países visitados.
- La persona de negocios  debe ser consciente de que el hecho de viajar de un país a otro, puede estar restringido. Por ejemplo, un pasaporte conteniendo un visado puede desautorizar al viajero para entrar a ciertos países del Medio Oriente.
ASISTENCIA DE EMBAJADAS Y CONSULADOS
Los funcionarios económicos y comerciales de las embajadas y consulados pueden dar asistencia a los exportadores a través de sesiones informativas con profundidad y de presentaciones a empresas apropiadas, individuos, funcionarios del gobierno exterior. Cuando se planifica un viaje, los viajeros de negocios pueden discutir sus necesidades y los servicios disponibles en embajadas con el personal de la oficina  de Comercio. También es aconsejable escribir directamente a nuestra embajada o consulado en los países que se van a visitar, por lo menos dos semanas antes de dejar el país, y dirigir cualquier comunicación a la sección comercial.

Los ejecutivos de negocios que esperan beneficiarse por su viaje, deberían aprender sobre la historia, cultura, y costumbres de los países que van a ser visitados. Los principios para guiarse cuando se viaja al extranjero por negocios deben ser la flexibilidad y la adaptación cultural. Los modos y métodos de hacer negocios, las costumbres religiosas, las prácticas alimentarías, el humor y la vestimenta aceptada, varían ampliamente de país en país. Por ejemplo considere lo siguiente:
- Nunca toque la cabeza de un Tailandés, o pase un objeto sobre la misma; la cabeza es considerada sagrada en Tailandia.
- Evite usar formas triangulares en Hong-Kong, Corea y Taiwán; el triángulo es considerado una figura negativa.
- El número 7 es considerado como el de la mala suerte en Kenia, y como el de la buena suerte en Checoslovaquia. En Beijin, tiene connotaciones mágicas. El número 10 es mala suerte en Corea, y el 4 significa ¡ muerte! en Japón.
- En Dinamarca el color rojo es positivo, pero representa a las brujerías y  la muerte en muchos países africanos.
- El inclinar la cabeza en señal de consentimiento, significa ¡ no ! en Bulgaria, y el mover la cabeza de lado a lado significa ¡ si !.
- El signo de ¡ okay !  comúnmente empleado en Estados Unidos (el dedo pulgar y el índice formando un círculo y los otros dedos levantados), significa cero en Francia, es un símbolo para el dinero en Japón, y tiene una connotación vulgar en Brasil.
- El uso de las señales con la palma para arriba y el dedo índice en movimiento, que significan “ven aquí ” en algunos países, es considerado vulgar en otros.
- En Etiopía, el movimiento de abrir y cerrar la mano repetidamente, con la palma para abajo, significa “ven aquí ”.
 El dar obsequios es una parte importante del hacer negocios en Japón, donde los regalos generalmente se intercambian en el primer encuentro. En agudo contraste, raramente se intercambian obsequios en Alemania y usualmente no son considerados apropiados. En Bélgica o en el Reino Unido no es común darse obsequios, a pesar de que en ambos países las flores son un regalo adecuado cuando uno es invitado a la casa de alguien.

Las costumbres en relación al intercambio de tarjetas profesionales también varía. A pesar de que este punto parece tener menor importancia, el observar las costumbres de un país acerca de la entrega de tarjetas profesionales es una parte clave del protocolo de negocios. En Japón, por ejemplo, la práctica occidental de aceptar una tarjeta profesional y guardarla en el bolsillo inmediatamente, es considerada descortés. La actitud apropiada es mirar cuidadosamente la tarjeta luego de aceptarla, observar el título y la organización, admitir con un movimiento de cabeza que la información ha sido asimilada, y quizás hacer un comentario relevante o formular una pregunta amable.

El negociar - un complejo proceso incluso entre partes de una misma nación - es aún más complicado en transacciones internacionales por la posibilidad que se agrega de que haya mal entendidos debido a diferencias culturales. Es esencial entender la importancia de la jerarquía en el otro país; saber quienes son los que toman decisiones; familiarizarse con el estilo de negocios de la compañía extranjera; y entender la naturaleza de los acuerdos en el país, el significado de los gestos, y la ceremonia de negociación. la capacitación, un conocimiento básico de la cultura de negocios, actitudes de gestión , métodos de hacer negocios, y los hábitos de consumo del país que se está visitando. Esto no significa que el viajero deba adoptar las costumbres del país cuando se hace negocios en el extranjero, sino que el viajero debe ser sensible a las costumbres y procedimientos de negocios del país que visita.
8.- VENDIENDO EN EL EXTERIOR

Muchos exportadores con éxito comenzaron a vender internacionalmente respondiendo a una solicitud de información de una empresa extranjera. Miles de empresas reciben dichos pedidos anualmente, pero muchas de éstas no se convierten en exportadores de éxito.
¿Qué es lo que separa al exportador exitoso del que no lo es?
No hay una respuesta simple, pero generalmente la empresa que tiene éxito sabe como responder a los pedidos de información, puede separar lo valioso de lo que no tiene valor, reconoce las prácticas de negocio involucradas en la venta internacional, y toma su tiempo para construir una relación con el cliente. A pesar de que esto puede parecer un gran número de factores, están todos relacionados y uno viene del otro.

PRÁCTICAS DE COMERCIO
El tomar conciencia de las prácticas de comercio aceptadas es de suma importancia para los resultados en venta internacional. Como las culturas varían, no existe un único código simple para conducir los negocios. Sin embargo, algunas prácticas de comercio trascienden las barreras culturales:
- Contestar a los pedidos de información rápida y claramente.
- Cumplir las promesas. El primer pedido es particularmente importante porque moldea la imagen del cliente acerca de la empresa como proveedor confiable o no confiable.
- Ser amable, atento y cortés. Sin embargo, es importante evitar familiaridades o jerga inapropiadas. Algunas empresas extranjeras sienten que a la usual breve carta comercial le falta cortesía.
- Firmar todas las cartas personalmente. Las cartas formulario no son satisfactorias.
CREANDO UNA RELACIÓN DE TRABAJO
Una vez que se ha establecido una relación con el cliente, representante o distribuidor extranjero, es importante que el exportador trabaje para construir y mantener esa relación. La cortesía común debe dirigir la actividad comercial. Una empresa puede presentarse siguiendo los puntos nombrados en este capítulo. Debajo de estos puntos, el exportador debe tener en cuenta que un contacto extranjero debe ser tratado y servido como un contacto nacional. Por ejemplo, la empresa debe mantener a los clientes y contactos al tanto de todos los cambios, incluyendo precios, personal, direcciones y números telefónicos.
Debido a la distancia, un contacto puede envejecer rápidamente y dejar de ser útil si no se mantiene comunicación. Para muchas empresas, esto significa visitas mensuales o quincenales a clientes y distribuidores. Este nivel de servicio, aunque no es absolutamente necesario, asegura que tanto la compañía como el producto mantengan una alta visibilidad en el mercado. Si la empresa exportadora no puede afrontar tal nivel de frecuencia, puede utilizar fax, correo electrónico, y teléfonos para mantener la relación de trabajo activa y actualizada.

CÓMO ELABORAR UNA OFERTA COMERCIAL

Abajo encontrará una lista de los contenidos mínimos de una oferta comercial.
Producto
- Definición completa: Nomenclatura aduanera - 6/ 8 dígitos
- Composición: Normas del país del comprador que son respetadas
- Materiales utilizados: No revelar secretos o fórmulas o procesos utilizados. Sólo la información de las etiquetas o manuales.
- Características de funcionamiento

Cantidades
- Unidad de consumo: En países de habla inglesa usar medidas anglosajonas
- Total de Unidades
- Peso, Volumen, Dimensiones

Garantías
Servicio Postventa: Homologaciones del país del comprador
Garantías de Calidad: Auditorías ISO 9000…
Seguros de uso
Certificaciones: Certificado de origen, Certificados sanitarios…

Condiciones de expedición
Marca: Código de barras
Embalaje: Sistemas UPC para países con influencia norteamericana
Paletización: Número de cajas y unidades por caja
Medio de transporte

Precio
- Precio por unidad: Con indicación del Incoterm
- Precio total
- Divisa de pago: Lo mejor cotizar en Euros o Dólares Usa

Medios de pago
- Transferencia SWIFT: Núm. de cuenta con 20 dígitos, clave SWIFT, nombre del banco. Algunos clientes tras recibir el pedido pueden pedir factura proforma
- Crédito documentario revocable …
- Duración del crédito: Tiempo necesario para preparar el pedido, según stock disponible

La Entrega
- Fecha de entrega: Ej. 20 días desde confirmación apertura de CD. Indicar el lugar de entrega según el Incoterm

Validez
- Fecha completa

Condiciones particulares
- Ley aplicable
- Tribunal competente
- Cláusula de arbitraje
9.- DOCUMENTACIÓN DE EMBARQUE Y LOGÍSTICA

Cuando el exportador se está preparando para embarcar un producto para el exterior, éste necesita estar al tanto del embalaje, etiquetado, documentación y requerimientos de seguro.
Como la mercancía está siendo embarcada por transportistas desconocidos para clientes distantes, el nuevo exportador debe asegurarse de seguir todos los requerimientos de embarque para ayudar a asegurar que la mercancía esté:
- correctamente empaquetada para que llegue en buenas condiciones;- correctamente etiquetada para asegurar que la mercancía sea despachada y que llegue a tiempo al lugar correcto;
- correctamente documentada para satisfacer los requerimientos gubernamentales nacionales y extranjeros, así como también las normas de cobro;- asegurada contra daño, pérdida y robo y, en algunos casos, demoras.
Debido a la variedad de consideraciones involucradas en el proceso de exportación física, la mayoría de los exportadores, tanto nuevos como experimentados, cuentan con Freight Forwarding, Transitario y Agentes de Aduanas para llevar a cabo estos servicios.